Knjigovodstvo za s.p. – kaj vse mora urediti podjetnik, ki vodi knjige sam

Knjigovodstvo je ena od obveznosti, s katero se sooči vsak s.p. takoj po registraciji dejavnosti. Na začetku, ko je prometa malo, je vodenje knjig povsem obvladljivo. Ko pa podjetje zraste in se promet poveča, pa obseg dela in tveganje napak naraščata. V nadaljevanju je pregled, kaj knjigovodstvo za s.p. dejansko vključuje, kako se obveznosti razlikujejo glede na DDV status, in kdaj je smiselno razmisliti o zunanjem računovodstvu.

Kaj vključuje knjigovodstvo za s.p.

Če se odločite za samostojno vodenje poslovnih knjig, morate redno skrbeti za:

• Izdajanje in evidentiranje računov – tako izdani kot prejeti računi morajo vsebovati vse zakonsko zahtevane sestavine in biti pravilno zavedeni v ustrezne evidence.
• Davčno potrjevanje računov – gotovinsko poslovanje je treba sproti javljati Finančni upravi prek davčne blagajne.
• Vodenje predpisanih evidenc – evidenca osnovnih sredstev, evidenca prometa in po potrebi evidenca zalog.
• Letni obračun – oddaja do konca marca za preteklo leto.
• Arhiviranje dokumentacije – zakonsko določeno obdobje hrambe je najmanj 10 let, v obliki, ki je dostopna za morebiten davčni nadzor.

Vsaka od naštetih obveznosti ima svoj rok, svoj obrazec in svoja pravila, ki se od leta do leta spreminjajo, zato je pomembno, da se zakonodaja sproti spremlja in pripravlja na morebitne spremembe.

Enostavno in dvostavno knjigovodstvo

Samostojni podjetnik lahko vodi knjige na dva načina:

1. Enostavno knjigovodstvo je primerno za manjše s.p.-je in pomeni beleženje prihodkov, odhodkov ter obveznosti do kupcev in dobaviteljev.
2. Dvostavno knjigovodstvo je bolj zahtevno in zahteva bolj natančno beleženje poslovnih transakcij. Dvostavno knjigovodstvo vključuje pripravo bilance stanja in izkaza poslovnega izida, kar omogoča bolj podrobno analizo poslovanja podjetja. Prav tako vključuje večje število poslovnih knjig, kot so glavna knjiga in pomožne analitične evidence.

Dokler niste zavezanec za DDV

Če vaš obdavčljivi promet v zadnjih 12 mesecih ne presega 60.000 EUR, ste t. i. mali davčni zavezanec:

• na računih ne obračunavate DDV,
• na vsakem računu mora biti klavzula “DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena ZDDV-1”,
• ne oddajate mesečnih ali trimesečnih DDV obračunov,

Administracija je v tej fazi lažja, a promet je kljub temu treba redno spremljati, saj gre za drseč 12-mesečni prag in ne za enkratni letni pregled.

Ko postanete zavezanec za DDV

Ko promet preseže 60.000 EUR (do 66.000 EUR obstaja še nekaj manevrskega prostora, preden je identifikacija obvezna), se obveznosti spremenijo:

• pridobiti morate ID številko za DDV (prek eDavkov),
• na računih morate ločeno prikazati osnovo, DDV in skupni znesek,
• poleg knjige izdanih vodite tudi knjigo prejetih računov,
• mesečno ali trimesečno oddajate DDV obračun z pripadajočimi evidencami in poravnate razliko med izstopnim in vstopnim DDV,
• pogoste napake pri obračunu – napačna stopnja, prepozna oddaja, manjkajoče rekapitulacijsko poročilo

Prehod čez prag torej ni le formalnost: obseg administracije se poveča, natančnost obračunov pa postane ključna.

Samostojno vodenje knjig ali zunanje računovodstvo?

Odločitev, ali knjige voditi sami ali jih prepustiti računovodskemu servisu, je odvisna od obsega poslovanja, razpoložljivega časa in tega, koliko ste pripravljeni slediti spremembam zakonodaje. Samostojno vodenje je najbolj smiselno pri manjšem obsegu poslovanja (na primer normiran s.p.), a tudi tam zahteva, da razumete, katere sestavine mora vsebovati račun, kakšni so roki za oddajo obračunov in če ste zavezanec za DDV kako se DDV pravilno obračuna.

Z rastjo podjetja in prometa, še posebej ob prehodu čez prag za DDV, se poveča tako obseg dela kot cena morebitne napake, zato se veliko podjetnikov v tej fazi odloči za zunanje računovodstvo. V FIN-RA-S vodimo knjige za s.p. od računov in evidenc do DDV obračunov, letnega poročila in obračunov plač ter sproti spremljamo, kdaj se promet približuje davčnemu pragu, da prehod na DDV zavezanost ne preseneti.