Kako zaposliti delavca

Zaposlitev novega delavca ni zgolj podpis pogodbe. Tudi ko že imate izbranega kandidata, sledi zaporedje korakov, ki jih Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) in spremljajoča zakonodaja natančno določata. Od predhodnega zdravniškega pregleda do prijave v obvezna socialna zavarovanja.

Predhodni zdravniški pregled

Če gre za prvo zaposlitev kandidata na določenem delovnem mestu, ali če je od prenehanja opravljanja podobnega dela minilo več kot 12 mesecev, mora delodajalec kandidata pred sklenitvijo pogodbe napotiti na predhodni preventivni zdravstveni pregled pri pooblaščenem izvajalcu medicine dela. V praksi je priporočljivo to storiti pred sklenitvijo pogodbe pri vsakem novem delavcu, saj se s tem izognete morebitnim kasnejšim zapletom.

Strošek pregleda krije delodajalec. Delodajalec izda obrazec za predhodni zdravniški pregled, kandidat pa se z obrazcem naroči pri izbranem zdravniku. Če delodajalec zaposluje na delovnem mestu, ki ne zahteva posebne zdravstvene zmožnosti, se lahko po presoji tveganja odloči, da posebnega predhodnega pregleda ne zahteva. V praksi pa je pri prvi zaposlitvi priporočljivo opraviti pregled kljub temu.

Priprava pogodbe o zaposlitvi

Pisna pogodba mora biti kandidatu praviloma izročiti najmanj 3 dni pred predvideno sklenitvijo. Sama pogodba o zaposlitvi mora biti sklenjena v pisni obliki in podpisana še preden delavec prične z delom.

Pogodba mora vsebovati vse sestavine, ki jih zahteva ZDR-1. Med obvezne sestavine spadajo:

• podatki o obeh pogodbenih strankah (delodajalcu in delavcu), z navedbo sedeža oziroma prebivališča,
• čas trajanja pogodbe, ali gre za določen ali nedoločen čas,
• naziv delovnega mesta oziroma vrsta dela s kratkim opisom nalog, ki jih bo delavec opravljal,
• kraj opravljanja dela (če ni naveden, velja, da delavec dela na sedežu delodajalca),
• datum nastopa dela,
• določilo o dnevnem oziroma tedenskem delovnem času in razporeditvi delovnega časa,
• določilo o znesku osnovne plače, plačilnem obdobju, plačilnem dnevu in načinu izplačila,
• določilo o letnem dopustu oziroma načinu njegovega določanja,
• dolžino odpovednih rokov,
• navedbo kolektivnih pogodb ali splošnih aktov delodajalca, ki zavezujejo delodajalca oziroma urejajo pogoje dela,
• informacijo o morebitni pravici delavca do usposabljanja, ki ga zagotavlja delodajalec.

Pri nekaterih od teh točk (npr. dopust, odpovedni roki, usposabljanje) se pogodba lahko sklicuje neposredno na zakon, kolektivno pogodbo ali splošni akt delodajalca, namesto da bi jih izrecno izpisovala. To je še posebej praktično, kadar podrobnosti ureja panožna kolektivna pogodba.

Kolektivna ali individualna pogodba

Pogoji zaposlitve se lahko določijo na dva načina:

• Po kolektivni pogodbi: če za dejavnost velja panožna kolektivna pogodba (ali če ima podjetje svojo podjetniško kolektivno pogodbo), ta določa minimalne pravice delavcev na tem področju (npr. dodatke, regres), ki jih individualna pogodba ne sme znižati. Vsaka panožna kolektivna pogodba ima svoje specifike, zato je treba pred sklepanjem preveriti, katera velja za konkretno dejavnost.
• Individualna pogodba: kadar kolektivna pogodba ne zavezuje delodajalca, se pogoji dogovorijo neposredno med delodajalcem in delavcem, ob upoštevanju zakonsko določenih minimalnih pravic (npr. minimalna plača, dopust).

V obeh primerih velja splošno pravilo: pogodba o zaposlitvi lahko delavcu zagotavlja ugodnejše pravice, kot jih določa zakon ali kolektivna pogodba, ne sme pa jih zniževati.

Poskusno delo

Poskusno delo ni obvezno, je pa dopustno, če se stranki tako dogovorita v pogodbi o zaposlitvi. Velja:

• traja lahko največ 6 mesecev,
• pri pogodbah za določen čas do 8 mesecev poskusno delo ne sme presegati polovice trajanja pogodbe,
• namenjeno je preizkusu delovnih sposobnosti delavca, ne sankcioniranju morebitnih kršitev,
• v primeru neuspešno opravljenega poskusnega dela je delavec upravičen do odpravnine, kot velja pri redni odpovedi iz poslovnih razlogov.

Plača in strošek delavca

Za polni delovni čas velja od 1. januarja 2026 minimalna bruto plača v znesku 1.481,88 EUR mesečno. Delavcu, ki dela krajši delovni čas, pripada najmanj sorazmerni del tega zneska. Če kolektivna pogodba dejavnosti določa višjo tarifno plačo, velja ta in ne zakonska minimalna plača.

Skupni mesečni strošek delodajalca poleg bruto plače vključuje tudi prispevke delodajalca za socialno varnost in morebitne dodatke, ki pa se vsak mesec malo spreminjajo (prehrana, prevoz na delo). V letni strošek pa se všteje še regres za letni dopust in zimski regres.

Prijava delavca v obvezna socialna zavarovanja (obrazec M-1)

To je najbolj ključni rok. Delavca morate v obvezna pokojninsko, invalidsko in zdravstveno zavarovanje ter zavarovanje za primer brezposelnosti prijaviti najkasneje z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi, torej preden delavec dejansko prične delati. Prijava se odda elektronsko prek portala SPOT, delavcu pa morate v 15 dneh od nastopa dela izročiti tudi fotokopijo prijave.

Usposabljanje za varno delo

Začetno usposabljanje ob sklenitvi delovnega razmerja velja za vse delodajalce, ne glede na panogo, medtem ko je periodično obnavljanje/preverjanje vezano na panogo oz. oceno tveganja delovnega mesta.

Usposabljanje mora biti opravljeno pred dejanskim nastopom dela, ne glede na to, kdaj je bila pogodba podpisana.

Zaključek

Zaposlitev delavca ni le podpis pogodbe, temveč vrsta medsebojno povezanih obveznosti, ki jih določa zakon. Delodajalec pri tem nosi večino stroškov in odgovornosti, od zdravniškega pregleda do usposabljanja za varno delo. Zakon pa hkrati natančno določa roke, ki jih je treba upoštevati, še preden delavec dejansko prične z delom. Poznavanje postopka pomaga preprečiti tako administrativne napake kot tudi morebitne kršitve delovnopravne zakonodaje.